Internet

Quick-Index

Vorwort - Regeln - Literatur

Mail-Regeln

Vorwort

Heute ist es gang und gäbe, dass jeder per E-Mail kommuniziert. Aber nur eine Minderheit beherrscht die E-Mail-Regeln und wendet diese an. Dabei wäre es eigentlich selbstverständlich, dass man Regeln kennt. Schließlich muss man auch für das Auto einen Führerschein machen, bevor man damit fahren darf. Im Web gibt es diese Verpflichtungen nicht, aber es gehört zum guten Ton, die Netiquette zu respektieren und zu befolgen.

Ich habe hier einige der wichtigsten Regeln kurz und in eigenen Worten angeführt. Wer etwas nicht verstanden hat oder genauere, detaillierte Informationen wünscht, dem empfehle ich die Links unter Literatur am Ende der Seite. Dort findet man eigentlich alles, was es beim E-Mailen zu beachten gilt.

Anmerkung: Diese Seite ist auch direkt über www.michael-prokop.at/mail/ erreichbar.

Die Regeln

Die richtige Signatur - maximal 4 Zeilen zu 80 Zeichen

Signaturen sind ein kurzes Statement am Ende einer E-Mail. Die Signatur kann Kontaktinformationen, den Link zur Homepage, ein Zitat oder ähnliches beinhalten. Allerdings soll dies nicht länger als 80 Zeichen mal 4 Zeilen sein. Abgetrennt soll die Signatur mit "-- " werden. Bitte das Leerzeichen nach den 2 Bindestrichen beachten! Dies dient der Erkennung der Signatur durch die E-Mail-Programme.

Richtig zitieren - kein TOFU (Text Oben Fullquote Unten)

Die normale Leserichtung ist von links nach rechts und von oben nach unten, und man erwartet in dieser Richtung auch eine zeitliche und logische Abfolge in den Texten, die man liest. Vor allem Personen, die viele E-Mails erhalten und lesen, schätzen es sehr, wenn sie zuerst den Text lesen können, auf den man sich bezieht. Also den eigenen Text in der Mail nicht über den Text der vorangegangenen Mail stellen, sondern alles unwesentliche aus der E-Mail, auf die man antworten möchte entfernen, dann an die richtige Stelle unterhalb den eigenen Text stellen. Ein kleines Beispiel:

Die originale E-Mail:

Hallo Michael,

kannst du am Mittwoch um 20 Uhr zum Treffen der Linuxler kommen?
Liebe Grüße von Bernd.

Die passende Antwort darauf:

Hallo Bernd,

am Freitag den 22.07.2003 um 13:57 Uhr hast du mir geschrieben:

> kannst du am Mittwoch um 20 Uhr zum Treffen 
> der Linux-User kommen?

Ja klar komme ich. Sag bitte auch Peter Bescheid. 
Danke!
Liebe Grüße,
Michael

Dazu ist auch anzumerken, dass gängige E-Mail-Clients von Microsoft furchtbare E-Mails erzeugen und erzeugen lassen. Dazu gibt es gute Online-Literatur, die für jeden Outlook-Express- und Outlook-User zumindest Pflicht ist: www.oe-faq.de

Ich empfehle grundsätzlich den Verzicht von microsoftschen E-Mail-Clients. Es gibt wunderbare Alternativen für Windows. Mehr dazu auch auf meiner Anti-Microsoft-Software-Seite.

Wichtige Links dazu:

Halten Sie sich an Rechtschreibregeln

Bitte schreiben Sie E-Mails wie einen Brief. Wer auf Großschreibung verzichtet und alles klein schreibt, wer ALLES GROSS SCHREIBT und damit virtuell schreit, wer Buchstaben aus Faulheit auslässt, zeigt seinem Gegenüber keine Form von Respekt. Würden Sie einen Brief in so einer Form schreiben? Vermutlich nicht. Deshalb bemühen Sie sich um eine ordentliche Rechtschreibung, Grammatik und Orthographie. Lesen Sie ihre E-Mail vor dem Absenden noch einmal durch, selbst wenn sie "nur" an einen guten Freund von Ihnen geht.

Verwenden Sie einen aussagekräftigen Betreff

Bitte schreiben Sie in das Subject, worum es in der E-Mail geht. Personen, die mehr als nur 1 E-Mail pro Tag bekommen werden Ihnen danken. Denn in einer Unzahl von E-Mails die richtige finden ist eine Kunst, wenn in den Betreffen nur Sachen wie "New, Sexy, Money, Geil, Cool, Super, Danke,..." steht. Ein Beispiel für einen guten Betreff ist "Anfrage bezüglich Treffen am Sonntag, 8. Juli 2005 - 20 Uhr".

Kein Versenden von Kopien an alle

Vorsicht beim Versenden einer E-Mail an mehrere Personen. Verwenden Sie den "Antwort an alle"-Button mit Vorsicht, denn es ist in den seltensten Fällen erwünscht, eine persönliche Antwort an mehrer Personen zu senden. Auch bei Mailinglisten ist Vorsicht angesagt. Denn wenn Sie zum Senden von Mails an die Mailingliste berechtigt sind, kann es passieren, dass eine Antwort auf die E-Mail nicht an die Person, sondern an die Mailingliste gerichtet ist. Und Sie möchten meist gar nicht wissen, wie viele Personen in der Mailingliste eingetragen sind und ihre E-Mail erhalten.
Und es ist in Österreich übrigens verboten, E-Mails ungefragt weiterzuleiten. Überlegen Sie also, ob Sie die E-Mail ihrer Freundin an den Schwiegervater weiterleiten! ;-)

Das Setzen von Reply-to (Antwort-an)

Sie haben die Möglichkeit, das Antwort-an (Reply-to) manuell zu setzen. Dies kann sehr nützlich sein, wenn Sie eine E-Mail von einem Account aus senden, die Antwort aber gerne auf ihrem anderen Account erhalten würden. Allerdings kann dies gefährlich werden. Beispiel Mailingliste: Sie senden eine E-Mail an die Mailingliste und setzen das Reply-to auf die Mailinglisten-Adresse. Angenommen jemand möchte Ihnen antworten, kommt die Mail nicht zu ihnen sondern an die Mailingliste. Ok, Fehler von der Person. Aber was ist, wenn ihre E-Mail nicht korrekt angekommen ist, oder ihr Postfach voll ist? Die Fehlermeldungen gelangen dann zur Mailingliste. Wenn diese nicht gut konfiguriert ist, erhalten alle eingetragenen User der Mailingliste ihre fehlgeleiteten E-Mails und werden Sie mit Bestimmtheit lieben ;-)

Senden Sie ungefragt keine E-Mails mit Attachments, größer als 100 KB

Sie haben bestimmt selbst schon E-Mails erhalten, die ein Video oder den neuesten Gag als MP3 enthalten. Denken Sie einmal an User mit einer Modem-Verbindung. Denen kann die E-Mail mit 1 MB den Posteingang verstopfen. 100 KB sind eine Menge Text, da passt dann sogar noch eine Textdatei (kein Worddokument!) als Attachment dran.
Sie können doch das Video, MP3, Bilder oder was sonst auch immer per Web zur Verfügung stellen. Es gibt genug Provider, die Ihnen kostenlos Speicherplatz für eine Homepage zu Verfügung stellen, wenn Sie sich keinen werbungsfreien, schnellen Speicherplatz leisten wollen. Kopieren Sie dort ihre Dateien hin und schicken Sie ihren Freunden und Bekannten den Link. Dann kann jeder selbst entscheiden, ob er die Datei überhaupt möchte, und der Posteingang ist bei niemandem wegen eines Funprogrammes blockiert.

Versenden Sie E-Mails nicht HTML-formatiert

HTML ist die momentane Sprache des WWW. HTML beschreibt den Aufbau einer Seite, wie ein Satz formatiert wird, welche Farbe, Größe,... Für E-Mails ist das aber nicht wichtig. Dort zählt rein der Inhalt und nicht die Formatierung. Sie können Aufzählungen ja auch mit den Zeichen "+, #, *" vornehmen, Einrückungen sind mit Leerzeichen möglich und für fette und kursive Darstellungen gibt es andere Möglichkeiten. HTML bläht E-Mails unnötig auf und ein besserer E-Mail-Client stellt HTML gar nicht als solches dar, denn Bilder werden in HTML-Mails meist von externen Servern nachgeladen und kosten Downloadvolumen. Bitte senden Sie ihre E-Mails also in reinem Text (Plain Text), ohne Hintergrund-Bild und verschnörkelten Schriftarten.

Versenden Sie keine Kettenbriefe

Immer wieder findet man im Posteingang die Warnungen vor Viren, die neueste Möglichkeit Geld zu verdienen und ähnliches. Bitte senden Sie solche Sachen nicht weiter und antworten Sie auch nicht darauf. Die Absender solcher E-Mails wollen einfach nur ihre E-Mail-Adresse erhalten. Wenn Sie auf die E-Mail reagieren, weiß der Absender, dass ihre E-Mail-Adresse existiert und verkauft diese an andere weiter.
Auch sind Virenmeldungen, die neueste Möglichkeit Geld zu verdienen und CO per Mail einfach unangebracht. Denn wer schon das Risiko eingeht, Viren zu bekommen, muss sich selbst schützen. Dies kann durch den vorsichtigen Umgang mit Attachments bei E-Mails, keinem Download von unbekannter Software aus dem Internet, dem Einsatz von Virenscannern und/oder anderer Software (Betriebssystem, E-Mail-Client, Browser) umgangen werden. Auch im Web sind aktuelle, verlässliche Virenmeldungen kostenlos zugänglich, ich empfehle für den deutschsprachigen Raum die TU-Berlin-Anti-Virus-Seite. Und an die schnelle und einfache Verdienstmöglichkeit glauben Sie doch nicht wirklich, oder?

Literatur

* Nach oben